A inteligência artificial (IA) tem se popularizado cada vez mais, especialmente com o surgimento das IAs generativas, como o ChatGPT, que são capazes de criar textos, imagens, realizar análise de dados, entre outras ações. No entanto, o potencial da automação com IA vai muito além disso, e o setor papeleiro também pode se beneficiar dessa tecnologia para otimizar processos, melhorar a eficiência de tarefas que podem ser automatizadas e personalizar o atendimento ao cliente.

Durante a última edição da Escolar Office, Bruno Mannato, fundador da Elite da AI e sócio da Papelaria Unicórnio, abordou o uso da automação com IA para melhorar a performance das empresas. 

Segundo ele: “com as automações baseadas em IA, você pode conectar praticamente qualquer serviço online. Por exemplo, toda vez que você criar um post no Instagram, pode automatizar o registro desse post em uma planilha ou até mesmo gerar um tweet a partir do texto original, otimizando a presença digital da sua empresa.” 

Com base nas ideias discutidas por Mannato, abordamos como a automação com IA pode transformar o setor de papelaria. Confira a seguir!

O que é automação com IA?

A automação com IA combina tecnologias de inteligência artificial e automação para otimizar processos e tomar decisões de maneira mais ágil e precisa. Seus três componentes principais são:

• Inteligência Artificial (IA) – a IA utiliza aprendizado de máquina e algoritmos avançados para analisar grandes volumes de dados, como registros de vendas, tendências de mercado e preferências dos clientes. A partir dessas análises, a IA faz previsões e sugere estratégias para facilitar a tomada de decisões.
• Gerenciamento de Processos de Negócios (BPM) – também conhecido como automação de fluxo de trabalho, o BPM é uma técnica responsável por organizar e automatizar os processos dentro de uma empresa. 
• Automação de Processos Robóticos (RPA) – a RPA, por sua vez, usa bots para automatizar tarefas, liberando a equipe para focar em atividades mais estratégicas e criativas. Quando combinada com IA, a RPA executa até tarefas complexas, aproveitando insights gerados pela inteligência artificial.

Para implementar a automação com IA na sua empresa, é preciso integrar ferramentas como Zapier, Pluga, Make, Publi e N8N com a IA. Por meio delas, é possível programar ações automáticas baseadas em gatilhos. 

Por exemplo: toda vez que um novo post for criado, ele pode ser automaticamente registrado em uma planilha do Google Sheets. Além disso, a IA pode gerar dados sobre o desempenho dos posts, ajudando a tomar decisões mais precisas.

Aplicações práticas da IA para papelarias

A automação com IA pode ser usada em diversas tarefas. No caso das papelarias, por exemplo, elas têm aplicações que vão desde fornecer uma experiência de compra mais personalizada até realizar a gestão mais eficiente do negócio. Separamos alguns exemplos abaixo.

Coleta e análise de dados

Com a IA, é possível coletar e analisar grandes quantidades de dados em tempo real. Por exemplo, é possível carregar planilhas de vendas e solicitar uma análise detalhada para identificar padrões, destacar produtos mais vendidos ou sugerir estratégias baseadas nas tendências de vendas.

A IA também ajuda a prever a demanda por produtos, avaliar campanhas de marketing e até identificar tendências futuras de consumo, contribuindo para a tomada de decisão.

Recomendação de produtos personalizados

Em e-commerces, a automação com IA é capaz de recomendar produtos com base no histórico de navegação dos clientes, personalizando a experiência de compra e aumentando as chances de conversão. Porém, é essencial monitorar a tecnologia para corrigir eventuais imprecisões que possam prejudicar o processo.

Criação automática de conteúdo visual e textual

A inteligência artificial pode criar textos e imagens, incluindo descrições de produtos e posts, facilitando o marketing digital para as papelarias. Contudo, é importante revisar os conteúdos gerados para garantir que estejam alinhados com os objetivos da empresa, evitando erros comuns em criações automatizadas.

Automatização de atendimento ao cliente

Chatbots e assistentes virtuais com IA podem atender clientes 24 horas por dia, respondendo a perguntas frequentes, auxiliando na navegação pelo site e até ajudando no processo de compra. Isso melhora a experiência do consumidor e reduz a necessidade de intervenção humana para questões simples.

A substituição de trabalho humano pelas IAs é um tema polêmico. Bruno Mannato também abordou essa questão: “Hoje, definitivamente, a IA não vai roubar o emprego de ninguém, mas os profissionais que sabem usar essas ferramentas de IA serão os verdadeiros destaques. Essas tecnologias aumentam nossas capacidades e elevam significativamente a produtividade no dia a dia.”

Benefícios da automação com IA para papelaria

Os benefícios da automação com IA variam conforme a implementação. No entanto, separamos alguns exemplos de como elas podem ajudar o seu negócio:

• Aperfeiçoamento da experiência do cliente – a automação pode agilizar o atendimento ao cliente, respondendo perguntas e resolvendo problemas de forma rápida e eficiente. Além disso, pode ajudar a oferecer exatamente o que o cliente precisa no momento certo, tornando a experiência de compra muito mais satisfatória.
• Otimização de processos – automatizar processos reduz a chance de erros e elimina tarefas repetitivas. Isso libera tempo para a equipe se concentrar em atividades mais estratégicas e importantes para o crescimento do negócio, aumentando a produtividade.
• Redução de custos – com a automação, você reduz a necessidade de recursos para tarefas manuais, como atendimento ao cliente e gestão de inventário. Menos trabalho manual significa menor custo operacional e mais eficiência.
• Decisões baseadas em dados – a IA pode coletar e interpretar dados de forma detalhada, ajudando você a tomar decisões mais estratégicas. Com insights precisos, é possível ajustar sua oferta, otimizar seu estoque e melhorar as campanhas de marketing.

Dicas para utilizar a inteligência artificial

Atualmente, existem diversos sistemas de IA que funcionam como assistentes virtuais, ou “copilotos”. Uma das mais conhecidas é o ChatGPT. Como comenta Bruno: “O ChatGPT continua sendo a ferramenta de IA mais poderosa e amplamente utilizada. A maioria das novas ferramentas de IA utiliza o ChatGPT como motor principal. Aprender a dominar o uso do ChatGPT significa que você raramente precisará de outras ferramentas.”

Para ajudá-lo a aproveitar ao máximo essa tecnologia, separamos algumas dicas que podem fazer toda a diferença. Confira!

Entregue o contexto para melhorar a precisão da IA

Ferramentas de IA generativa, como o ChatGPT, são capazes de manter diálogos e aprender com as informações fornecidas. No entanto, elas não têm acesso a todos os detalhes da sua empresa, especialmente se essas informações não forem públicas.

Por isso, uma boa prática é interagir com a IA de forma a ajudar na compreensão do seu negócio. Um exemplo seria iniciar com um prompt (comando ou instrução que você dá para a IA) como: “Me faça perguntas para entender melhor o meu negócio.” Dessa forma, a IA fará uma série de perguntas que, ao serem respondidas, permitirão que ela forneça respostas mais precisas e personalizadas.

Bruno destaca: “O ChatGPT entrega respostas muito mais precisas quando tem um contexto claro. Ao configurar a IA para entender sua empresa e necessidades específicas, cada comando se torna altamente direcionado, oferecendo resultados alinhados ao seu negócio.“

Mantenha a conversa no histórico e reutilize

Uma funcionalidade útil do ChatGPT é a capacidade de armazenar o histórico de conversas. Isso permite que você gere links de acessos futuros ou visualize suas interações anteriores pela barra lateral. 

Dessa maneira, as conversas e os prompts podem ser reutilizados para diferentes finalidades, como criação de textos para blogs, descrições de produtos ou até transcrições de vídeos. Esse recurso economiza tempo e ajuda a garantir consistência na comunicação da sua empresa.

Revise as informações para garantir a precisão

Apesar de serem ferramentas poderosas, as IAs não estão livres de erros. Um fenômeno comum é a chamada “alucinação”, onde a IA pode gerar informações incorretas ou absurdas. Isso acontece porque o modelo tenta criar variações para evitar respostas mecanizadas. Além disso, ao gerar imagens, podem ocorrer erros como distorções em figuras humanas, como dedos a mais ou a menos.

Por isso, é essencial que todo conteúdo gerado por IA seja revisado por humanos, garantindo a precisão e confiabilidade das informações.

Gere prompts específicos

Outra questão muito importante é fornecer prompts específicos e detalhados. Isso significa que, ao dar comandos para a IA, quanto mais informações e detalhes você oferecer, mais personalizada e relevante será a resposta. Isso vale tanto para a criação de textos quanto para a automação de tarefas.

Bruno comenta: “Se você não for específico ao dar comandos para o ChatGPT, ele vai entregar uma resposta genérica, assim como pedir uma pizza sem especificar detalhes. Para obter resultados precisos e valiosos, é essencial fornecer contexto e especificidades no prompt. Isso amplia suas habilidades e oferece respostas muito mais alinhadas ao que você deseja.“

Futuro da IA no mercado de papelaria

A inteligência artificial veio para ficar, e no setor de papelaria não será diferente. Assim como em outros mercados, a IA está transformando a maneira como as empresas conduzem seus negócios. Tarefas que antes levavam horas agora podem ser realizadas em minutos, com precisão e eficiência.

Ao integrar a automação com IA nas operações diárias, como sugerido nas dicas acima, é possível automatizar tarefas rotineiras e melhorar a personalização do atendimento ao cliente e a tomada de decisões com base em dados.

Adaptar-se a essas novas tecnologias e implementar a automação com IA permitirá que as empresas melhorem suas operações diárias e se mantenham competitivas na era digital.