A gestão de estoque é um dos processos mais importantes para o bom funcionamento de qualquer papelaria. Manter um estoque bem organizado não só ajuda a evitar a compra excessiva de produtos, que pode sobrecarregar a equipe e gerar custos desnecessários, como garante que os clientes sempre encontrem o que procuram, fortalecendo a fidelização e o retorno financeiro.
Durante o evento Escolar Office 2024, o painel “Histórias de Papelaria: Depoimentos e Ensinamentos de Vidas Moldadas entre Canetas e Papéis” reuniu representantes de papelarias como Pedagógica, Kosas, Ipanema e Atacadão MEC. Nesse encontro, eles compartilharam suas experiências e destacaram a importância de uma boa gestão de estoque para o sucesso e crescimento do negócio.
Neste artigo, reunimos algumas das melhores práticas e exemplos compartilhados pelos participantes do painel, para ajudar você a otimizar o estoque da sua papelaria. Continue a leitura para conferir!
O que é gestão de estoque?
Gestão de estoque é o processo de monitorar, controlar e organizar os produtos de uma loja ou armazém. Esse processo envolve um controle estratégico do que entra e sai da loja, o que exige atenção a detalhes como sazonalidade, tendências de compra e comportamento do consumidor.
Para as papelarias, que lidam com uma grande variedade de itens de diferentes marcas, modelos e especificidades, a gestão do estoque se torna ainda mais importante. Afinal, se o cliente não encontrar o que busca, é provável que acabe comprando em outra loja.
Além disso, as papelarias enfrentam desafios específicos, como o período do volta às aulas, que aumenta significativamente a demanda. Esse período reforça a necessidade de ter um estoque planejado, com quantidades corretas para atender ao fluxo e evitar que se percam vendas.
Benefícios de uma gestão de estoque eficiente
Investir em uma gestão de estoque eficiente pode parecer trabalhoso no começo, mas os benefícios para a operação e a lucratividade compensam cada esforço. Veja como uma boa gestão de estoque contribui para o sucesso do seu negócio:
- Compras mais eficientes – controlar o estoque de forma organizada permite identificar quais produtos precisam de reposição, evitando tanto o excesso quanto a falta de itens. Com isso, reduz-se o risco de perder vendas e melhora-se o capital de giro disponível para outros investimentos.
- Redução de prazos de entrega – com o estoque sempre organizado e atualizado, o processamento de pedidos se torna mais ágil, especialmente nas vendas online. Em períodos de alta demanda, como a volta às aulas, essa rapidez ajuda a evitar atrasos, aumentando a satisfação dos clientes e fortalecendo a reputação da papelaria.
- Otimização de espaço e redução de custos – ao organizar os produtos conforme a rotatividade, o aproveitamento do espaço é muito maior, reduzindo custos operacionais e minimizando a necessidade de ampliar o estoque físico.
- Maior produtividade da equipe – um estoque bem gerido facilita a localização e a separação de itens, tornando o trabalho mais ágil e preciso.
- Satisfação do cliente – contar com os produtos certos no estoque e atender os pedidos rapidamente proporciona uma experiência de compra satisfatória, fazendo com que os clientes encontrem sempre o que precisam, especialmente nas épocas de maior demanda.
- Aumento da lucratividade – a combinação de todos os pontos anteriores tende a gerar um impacto positivo na lucratividade. Portanto, uma gestão de estoque bem estruturada permite que a papelaria opere de forma mais sustentável e rentável ao longo do ano.
Como melhorar a gestão de estoque?
Agora que você conhece os benefícios de uma boa gestão de estoque, confira algumas dicas práticas compartilhadas no painel e confira como os profissionais do setor melhoraram seus processos para alcançar mais controle, eficiência e rentabilidade em seus negócios.
Implementação de um sistema de gestão de estoque
Para muitos pequenos negócios, o controle de estoque começa com métodos manuais, como planilhas, que funcionam bem no início. Mas, conforme o volume de produtos e clientes cresce, manter a organização manualmente se torna cada vez mais difícil. É aqui que um sistema de gestão de estoque faz toda a diferença.
Uma ótima opção é o WMS (Warehouse Management System), um software que automatiza várias etapas do gerenciamento de estoque. Ele auxilia desde o recebimento e armazenamento dos produtos até a expedição e o reabastecimento, economizando tempo e reduzindo erros.
O WMS também pode ser integrado a tecnologias como scanners de código de barras e etiquetas RFID, além de soluções avançadas, como robótica e realidade aumentada.
Esse sistema foi adotado pela Papelaria Pedagógica depois de sete anos de planejamento. Nivaldo Madureira, diretor da empresa, explicou que o impacto foi enorme: “Com o WMS e a reorganização completa das prateleiras, conseguimos uma eficiência impressionante na gestão dos nossos três pontos de abastecimento. Agora, em vez de separar os pedidos manualmente, o sistema nos permite processar 200 pedidos em apenas duas horas.”
Além da automação, a empresa também incorporou o método dos 5S, uma prática japonesa de organização que promove mais eficiência e qualidade no ambiente de trabalho. Os cinco “S” representam etapas fundamentais – utilização, organização, limpeza, padronização e disciplina – e têm ajudado a criar um espaço mais organizado e produtivo, essencial para que a operação continue crescendo.
Hoje, a empresa gerencia três estoques – a loja, um centro de distribuição principal e um segundo CD – e Nivaldo destacou a importância dessa expansão: “Abrir um centro de distribuição foi essencial para o crescimento da operação. Antes, em Sorocaba, tínhamos problemas com carga e descarga, especialmente na época de volta às aulas, quando os pedidos online ultrapassam mil por dia.”
Previsão de demanda e planejamento
A gestão de compras tem como um de seus grandes desafios prever com precisão os produtos que os clientes mais buscarão no futuro, especialmente em períodos de alta demanda, como a volta às aulas.
Durante sua participação no evento, Ângela Pereira, proprietária da Papelaria Kosas, em Santa Catarina, compartilhou algumas das soluções que desenvolveu ao longo dos anos para enfrentar esses desafios, principalmente com os produtos que vêm de fornecedores distantes, como São Paulo.
O ponto de partida foi simples, mas eficaz: “Nos últimos três anos, desenvolvi uma estratégia para melhorar a precisão das nossas compras durante o período de volta às aulas. Comecei a anotar tudo o que faltou, como a tinta guache branca que não chegou a tempo, e agora registro não só o produto e a quantidade, mas também o código da fábrica.”
Esses registros permitiram que Ângela identificasse padrões e ajustasse suas compras futuras com base nas demandas reais dos clientes. Além disso, ela adicionou outro detalhe importante à sua estratégia, tornando-a mais detalhada e precisa:
“Algo que minha mãe me ensinou e que tem feito uma grande diferença é incluir o código da fábrica ou do distribuidor diretamente na descrição do produto. Isso facilita muito o processo de reposição, especialmente durante o período de volta às aulas, quando é fácil esquecer o que faltou no ano anterior.”
Ela ressaltou também a importância de registrar sempre cada detalhe: “Aprendi que não podemos confiar na memória; anotar tudo é essencial para não perder vendas importantes por falta de estoque. O controle preciso do estoque é fundamental, e cada detalhe, como um simples pacote de grafite, pode fazer toda a diferença.”
Uso da IA no planejamento de compras
Planejar as compras para a volta às aulas exige mais do que só atenção aos itens necessários; envolve também prever as demandas e fazer escolhas estratégicas no tempo certo.
Paulo Freire, Diretor da Rede Atacadão MEC, explica que esperar até dezembro, quando as listas de materiais escolares são divulgadas, não é uma opção viável. “Eu faço o pedido agora, logo após a feira, em agosto”, comenta ele.
Esse planejamento adiantado significa que as compras são baseadas em previsões e expectativas, o que naturalmente apresenta riscos. Para minimizá-los, Paulo utiliza uma abordagem que consiste em manter a quantidade de peças do ano anterior, realizando ajustes apenas para um crescimento modesto, de acordo com a inflação.
Uma inovação que ele vem adotando para melhorar a precisão no planejamento é o uso de inteligência artificial (IA). Por meio dela, ele analisa o histórico de faturamento do período anterior, comparando com as vendas mais recentes.
Com isso, é possível ter uma análise detalhada, ajudando a antecipar a demanda e a evitar tanto o excesso quanto a escassez de produtos em estoque. Assim, a IA se torna uma aliada valiosa para enfrentar a incerteza e a sazonalidade no planejamento de compras, oferecendo uma vantagem competitiva em períodos críticos como o início do ano letivo.
Gestão de fornecedores e aplicação da Curva ABC
Outra questão comum no setor de papelaria é a variedade de produtos disponíveis e como gerenciar tantas opções sem comprometer o estoque e a logística. “Um dos grandes desafios que enfrentei foi querer colocar todas as marcas na loja e atender todas as necessidades do cliente. Isso é impossível, a menos que você tenha um atacadão gigantesco. Com a logística complicada, especialmente para quem está longe dos grandes centros, não há margem para erro”, compartilha Paulo Freire.
Ele explica que, hoje, a estratégia é reduzir o número de fornecedores e focar mais nos produtos prioritários para o catálogo da papelaria, o que permite obter melhores condições de compra, otimizar o espaço e minimizar o risco de erro no estoque.
Para otimizar o controle e a seleção de produtos, Paulo aplicou a Curva ABC, uma metodologia de gestão de estoque que organiza os itens conforme sua relevância para o faturamento:
- Classe A – produtos de alta rotatividade e grande impacto nas vendas, mantidos em maiores quantidades para evitar falta de estoque.
- Classe B – itens de saída moderada, importantes, mas não cruciais. Estocados em quantidades intermediárias para garantir disponibilidade sem ocupar espaço excessivo.
- Classe C – produtos de baixa rotatividade, que têm menor impacto no faturamento. Mantidos em pequenas quantidades para economizar espaço e capital.
Essa divisão permite priorizar os investimentos e usar melhor o espaço, garantindo que os produtos essenciais estejam sempre disponíveis.
Para ele, o segredo está em resistir à tentação de manter toda a linha de uma marca em estoque apenas porque um ou dois produtos vendem bem. Ao invés disso, ele prefere focar nas marcas e produtos que realmente fazem a diferença no faturamento, fortalecendo também o poder de negociação com fornecedores.
Na Papelaria Kosas, Ângela Pereira, a proprietária, conta que enfrenta um desafio semelhante: “O controle de estoque é um dos maiores desafios, especialmente quando as escolas mudam suas listas de última hora ou são influenciadas por empresas que pagam para que um determinado produto seja incluído. A solução tem sido reduzir o número de marcas e focar em produtos mais certeiros, o que também facilita o gerenciamento do capital e evita perdas.”
Treinamento da equipe
Para além da escolha de produtos e fornecedores, outro ponto que pode ajudar seu negócio a ter uma boa gestão de estoque é a qualificação da sua equipe. Uma equipe bem treinada está alinhada com a estratégia da empresa, sabe utilizar os sistemas e até mesmo identificar pontos de melhoria.
Na Papelaria Kosas, a proprietária Ângela Pereira enfrentava um desafio comum: a reposição rápida de produtos de alta demanda, como mochilas e estojos, especialmente durante a volta às aulas.
Com o espaço limitado no ponto de venda, muitas vezes apenas uma unidade de cada item fica exposta, enquanto o restante permanece armazenado.“Às vezes é uma mochila. Você tem 20 guardadas da mesma, mas só tem uma no ponto de venda”, explica ela.
Para solucionar esse problema e evitar a falta de produtos mais procurados, Ângela implementou uma estratégia de monitoramento direto no caixa. A equipe foi orientada a registrar os códigos dos produtos vendidos, especialmente os de alta demanda.
Essas informações são rapidamente repassadas ao estoquista, que se encarrega de repor os itens na área de vendas. “Já passa para o estoquista, ele já sai correndo”, conta.
Essa estratégia permite que a papelaria mantenha o fluxo de produtos no ponto de venda e melhore a experiência dos clientes, que encontram sempre o que precisam, mesmo em períodos de grande movimentação.
Sendo assim, alocar recursos financeiros para o treinamento e desenvolvimento da equipe não é um gasto, mas um investimento estratégico para o sucesso do negócio. Equipes bem preparadas têm as habilidades e conhecimentos necessários para realizar uma boa gestão do estoque, oferecer um atendimento de excelência e conquistar os clientes.
Revisão e ajuste contínuo
Por fim, é importante saber que o trabalho nunca acaba. A gestão de estoque e compras é um processo dinâmico, que exige adaptação e aprendizado constante. A cada volta às aulas, surgem desafios específicos, mas também oportunidades de melhorar a estratégia e garantir uma operação mais eficiente.
Por isso, o ideal é cultivar uma abordagem de melhoria contínua. Isso inclui revisitar periodicamente os processos, ajustar a classificação dos produtos pela Curva ABC e aprimorar as estratégias de compra, especialmente após o intenso período de volta às aulas.
A gestão de estoque é um dos pontos-chave para o sucesso e crescimento de qualquer papelaria. Adotar boas práticas, como o uso de ferramentas como WMS, a Curva ABC e o método 5S, junto ao treinamento da equipe e a um relacionamento próximo com os fornecedores, ajuda a manter o estoque organizado e eficiente.
Com uma gestão de estoque bem estruturada, sua papelaria consegue reduzir custos, otimizar o espaço, oferecer uma experiência de compra positiva e, principalmente, atender bem à demanda em períodos como o da volta às aulas.
Sendo assim, investir nesse processo é um passo importante para acompanhar o mercado e fidelizar clientes, garantindo uma operação sustentável e lucrativa.
Agora que você já conhece essas dicas para otimizar seu estoque, que tal ir além? Confira nossos outros conteúdos baseados na Escolar Office 2024 e continue aprendendo novas maneiras de impulsionar sua papelaria!
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