A forma como os eventos e feiras de negócios são realizados tem sido fortemente revolucionada pelas tecnologias em ascensão. Todo dia surgem novas ferramentas e inovações que não só transformam a experiência dos participantes e expositores, como também criam mais oportunidades de negócios e otimizam a eficiência operacional.
Um ótimo exemplo dessa mudança foi visto na última edição da Escolar Office, que reuniu grandes nomes do setor de papelaria e negócios e integrou a tecnologia a vários aspectos da experiência dos visitantes, do processo de credenciamento ao compartilhamento de transmissões ao vivo e produções de conteúdo sobre a feira em tempo real.
Fernando Ruas, CEO da Francal, empresa responsável por eventos como a Escolar, compartilhou informações importantes sobre o futuro dos eventos de negócios em sua participação no podcast Escolar Cast, comandado por Tiele Machado e Marcela Viecelli durante a Escolar Office 2024.
A partir dessas discussões, vamos explorar como a tecnologia está mudando os eventos e quais resultados ela pode trazer para o setor. Vamos lá?
O que é tecnologia de eventos?
A tecnologia de eventos engloba um conjunto de ferramentas digitais, sistemas automatizados e soluções inovadoras que estão mudando a forma como feiras, conferências e exposições são planejadas e realizadas.
Em eventos como a Escolar Office, voltada para o setor de papelaria, essas inovações não só tornam a experiência do visitante mais dinâmica e interativa, como dão aos expositores novas maneiras de se destacar e se conectar com seu público de forma mais significativa.
Um exemplo é o Lounge Wow, um espaço criado na Escolar Office Brasil para oferecer experiências imersivas com produtos exclusivos e lançamentos das principais marcas. Além de ser uma vitrine de tendências, o lounge também se torna um local ideal para a criação de conteúdo, sendo altamente instagramável e repleto de ativações que envolvem o público.
A ideia é transformar cada evento em um “universo de experiências”, onde cada momento, desde a chegada até a saída, seja marcante. Como destaca Ruas: “À medida que a tecnologia se integra cada vez mais à nossa vida cotidiana, os eventos também se tornarão mais tecnológicos. Desde automação e IA até experiências imersivas, a evolução tecnológica nos eventos é inevitável, mas deve ser equilibrada com o propósito específico de cada feira.”
Um ótimo exemplo de como a tecnologia pode transformar eventos é a Comic Con Experience (CCXP), que inova em todos os detalhes — desde o estacionamento até as atividades no pavilhão, proporcionando uma experiência inesquecível.
Por outro lado, em eventos de negócios, é preciso ter um cuidado especial na aplicação dessas tecnologias. Como explica Fernando: “Enquanto eventos de entretenimento como a CCXP buscam hiperestimular os participantes, em eventos B2B é crucial manter um equilíbrio entre tecnologia e propósito. A tecnologia deve servir ao objetivo de negócios, sem perder o foco na essência do evento.”
Como a tecnologia de eventos pode beneficiar os expositores?
Antigamente, as feiras eram basicamente estandes, catálogos e amostras físicas. Hoje, a tecnologia mudou completamente esse cenário, oferecendo uma série de soluções que ajudam os expositores em todas as fases do evento.
Desde um planejamento mais estratégico, passando por campanhas de divulgação super personalizadas, até o rastreamento e análise de dados dos participantes — cada interação pode se transformar em ideias enriquecedoras para futuros negócios.
Outro grande benefício são os modelos híbridos e transmissões online, que permitem aos expositores alcançar um público muito maior. Com isso, até pequenos lojistas podem participar de grandes eventos que, no passado, pareciam fora de alcance.
E o melhor de tudo: a tecnologia permite acompanhar métricas como engajamento dos visitantes, número de leads gerados, taxa de conversão e até o comportamento do público durante o evento.
Isso facilita o cálculo do ROI (Retorno sobre Investimento), uma métrica que mede o retorno financeiro obtido em relação ao valor investido em uma ação. Ao medir o ROI nos eventos, é possível avaliar com precisão o sucesso das estratégias e garantir que os objetivos da empresa estejam sendo atingidos.
A seguir, vamos destacar algumas das principais tecnologias que estão transformando os eventos e que podem servir de inspiração para sua próxima participação!
Adoção da Inteligência Artificial em eventos
A Inteligência Artificial (IA) já está marcando presença em muitos eventos. Com o poder de personalizar tanto a jornada dos expositores quanto a experiência dos visitantes, ela está mudando a forma como interagimos nesses ambientes.
Para os expositores, a IA oferece uma grande vantagem: a possibilidade de analisar em tempo real o comportamento dos visitantes, seja por meio do monitoramento das expressões faciais ou mesmo pela análise dos conteúdos das redes sociais. Assim, você pode ajustar estratégias de marketing de forma instantânea para gerar resultados melhores no final.
Já para os visitantes, a tecnologia pode proporcionar uma experiência mais personalizada. É possível integrar soluções tecnológicas à dinâmica do evento que ofereçam desde recomendações sob medida até guias interativos e suporte imediato, facilitando para que ele visite os estandes que precisa e torne sua participação muito mais produtiva.
Empresas que organizam feiras, como a Francal, já estão experimentando várias dessas novas tecnologias com o objetivo de melhorar cada vez mais a experiência dos participantes.
Como destaca Fernando Ruas: “O futuro dos eventos será marcado por uma interação físico-digital cada vez mais intensa, impulsionada pela entrada da inteligência artificial. As feiras se transformarão em universos de experiência, integrando tecnologia em cada aspecto, desde a jornada do expositor até a experiência do visitante.”
Realidade Aumentada e Virtual
A Realidade Aumentada (RA) e a Realidade Virtual (RV) estão mudando a maneira como os expositores se conectam com o público, proporcionando experiências imersivas e inovadoras.
Com a RA, é possível exibir modelos 3D de produtos na tela de dispositivos como smartphones ou tablets, permitindo que os visitantes explorem os detalhes sem a necessidade de tocar no item físico. Já com a RV, é possível criar ambientes virtuais completos onde os visitantes podem vivenciar simulações realistas.
Imagine, por exemplo, o expositor poder simular o ambiente de uma papelaria em que os visitantes podem caminhar entre os produtos e visualizar como eles ficariam dispostos nas estantes e displays.
Ao interagir com o produto de forma mais significativa, os clientes podem se sentir mais propensos a comprar o produto.
Automação em eventos
A automação vem ganhando destaque nos eventos de negócios, simplificando processos e otimizando diversas etapas, desde a inscrição até a captação de leads. Automatizar essas tarefas garante uma experiência mais eficiente e prática para organizadores e expositores.
Embora possa parecer um termo técnico e distante, a automação já pode estar presente no dia a dia da sua empresa, como no disparo automático de e-mails. Isso pode ser aplicado no evento. Por exemplo, após uma interação com o visitante, é possível enviar automaticamente materiais digitais, como catálogos e apresentações.
Além disso, no final do evento, relatórios detalhados podem ser gerados automaticamente, analisando todas as interações e ajudando a medir o impacto das ações.
Ao automatizar tarefas rotineiras, os expositores conseguem focar em atividades mais estratégicas, como fortalecer relações com clientes e aprimorar a apresentação dos produtos. Isso aumenta a eficiência durante o evento, permitindo um aproveitamento mais produtivo.
Monitoramento de reações em tempo real
Segundo Fernando Ruas: “No futuro dos eventos, a tecnologia permitirá uma leitura detalhada do comportamento dos visitantes, capturando reações emocionais em tempo real.”
Utilizando câmeras especiais, já é possível identificar expressões faciais dos visitantes e captar emoções como felicidade, surpresa e curiosidade.
Com o suporte da inteligência artificial, os dados coletados são processados e transformados em relatórios detalhados, indicando quais aspectos do estande ou produto geraram mais impacto emocional nos visitantes. Incrível, não é?!
Contudo, é preciso considerar os aspectos legais e éticos dessa tecnologia, especialmente no que diz respeito à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). As organizadoras de eventos devem garantir o uso responsável de imagens e dados pessoais, respeitando a privacidade dos participantes e obtendo o consentimento necessário.
Embora existam desafios, o monitoramento de reações promete se tornar uma ferramenta comum em eventos, oferecendo novas maneiras de aprimorar a experiência dos visitantes.
Além dos grandes eventos, essas tecnologias estão se tornando acessíveis até mesmo para pequenos negócios. Como explica Ruas: “Hoje, tecnologias de leitura de comportamento, que antes eram inacessíveis, já estão disponíveis para lojas e pequenos negócios a preços acessíveis. Isso permite que até pequenos lojistas compreendam melhor seus clientes, utilizando câmeras que captam reações e comportamento dentro da loja.”
No entanto, Ruas também destaca a importância da preparação para o uso deste tipo de tecnologia: “Ao lidarmos com grandes volumes de dados em tempo real, é fundamental que nossa infraestrutura de TI esteja preparada para suportar essa demanda, garantindo a segurança e a continuidade dos serviços essenciais.”
Equilíbrio entre tecnologia e experiência presencial
Como é próprio das complexidades humanas, qualquer tendência exponencial tende a tracionar algum antagonismo. Ainda que estejamos em constante conexão com redes sociais e ambientes virtuais, Ruas observa que tem crescido a demanda por experiências físicas que ofereçam interações humanas autênticas e um contato mais profundo com marcas e produtos: “Apesar do avanço das redes sociais e da vida virtual, o encontro presencial se torna ainda mais valioso. Eventos presenciais estão ganhando relevância globalmente, pois oferecem a experiência de toque, de conexão humana, que as interações digitais não conseguem substituir.”
Os eventos presenciais proporcionam uma oportunidade única de desconectar do mundo virtual, permitindo que os participantes se envolvam de maneira mais significativa com o ambiente e as pessoas ao redor.
Inovações como a inteligência artificial terão um papel importante em tornar os eventos mais interativos, personalizados e eficientes. No entanto, o verdadeiro sucesso dessas tecnologias está em encontrar o equilíbrio entre a inovação e a experiência humana.
O objetivo é garantir que os participantes saiam não apenas impressionados com as novidades tecnológicas, mas também sintam uma conexão genuína com as marcas e com as pessoas que conheceram.
Se você deseja saber mais sobre as tendências apresentadas na Escolar Office 2024 e como a tecnologia está transformando o setor de papelaria, continue acompanhando nossos artigos. Manteremos você atualizado sobre as últimas inovações que estão moldando o futuro dos eventos de negócios!
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