As parcerias entre papelarias e escolas são uma oportunidade única para fortalecer o relacionamento com a comunidade e criar um ciclo positivo de sucesso na volta às aulas. Para as escolas, essas colaborações trazem mais conveniência e organização no fornecimento de materiais, enquanto as papelarias ampliam suas vendas e consolidam sua posição no mercado.
No painel “Histórias de papelaria: depoimentos e ensinamentos de vidas moldadas entre canetas e papéis”, realizado durante a Escolar Office 2024, discutimos exatamente como essas parcerias podem fazer a diferença no dia a dia dos negócios e na experiência das escolas e dos pais. A seguir, você encontra dicas valiosas sobre como construir e manter essas parcerias na prática. Confira!
Construa o relacionamentos com as escolas
Para iniciar e manter uma parceria de sucesso com as escolas, o primeiro passo é estar disposto a construir um relacionamento sólido com as instituições, que demonstre que se está lá para levar soluções, não apenas para vender.
Foi essa postura que ajudou a Papelaria Pedagógica a se destacar no setor. Nivaldo Madureira, diretor da empresa, conta que o fundador, Sr. João, sempre priorizou um atendimento personalizado:
“Desde que o Sr. João começou a visitar as escolas pessoalmente, levando amostras e ajudando a criar listas escolares, conseguimos estabelecer uma parceria que nos permite atender a maioria das escolas particulares em Sorocaba. Hoje, 90% dessas escolas contam com nossa ajuda para montar suas listas”.
Essas visitas e o contato direto criaram uma conexão duradoura com as escolas, que passaram a confiar nos serviços da papelaria e a incluir seus materiais nas listas escolares.
Hoje, a Papelaria Pedagógica realiza o “Encontro de Educadores” anualmente, um evento que reúne cerca de 120 escolas particulares e 48 fornecedores.
Nesse evento, os representantes escolares têm a oportunidade de conhecer as novidades do ano, avaliar produtos e selecionar os itens que integrarão as listas escolares. Esse tipo de interação fortalece o vínculo com as escolas e permite que a papelaria compreenda melhor as necessidades das instituições, garantindo que estejam preparadas para atender às demandas do próximo ano letivo.
Entenda as necessidades dos clientes e das escolas
Para garantir longevidade a estes relacionamentos, estar atento às necessidades dos pais e das escolas é um ponto essencial. Na época da volta às aulas, muitos pais se veem obrigados a percorrer várias lojas em busca dos materiais da lista escolar. Isso acaba sendo desgastante e pode gerar frustração.
Pensando nessa experiência, a Rede Atacadão MEC adotou uma abordagem focada em conveniência e atendimento completo, garantindo que os pais encontrem tudo o que precisam em um único lugar.
Paulo Freire, diretor da Rede explica: “Já houve Volta às Aulas em que precisei comprar material do meu concorrente apenas para garantir que nossa papelaria pudesse atender completamente as listas escolares de A a Z.”
Essa atitude demonstra o empenho em facilitar a vida dos pais e reforça o compromisso da papelaria em ser uma solução confiável. O resultado é que os clientes se sentem valorizados e, assim, a fidelidade deles aumenta.
Manter os clientes satisfeitos também significa criar um ambiente onde eles sintam que estão fazendo a melhor escolha. Paulo ainda destaca, de forma descontraída, que esse cuidado evita que os clientes busquem alternativas na concorrência. “Não dê chance para o cliente da gente conhecer a outra, não. Vai que ele gosta, é mais bem atendido. Não volta nunca mais”.
Adapte-se aos desafios e inove
Uma das dificuldades enfrentadas por papelarias é a prática de algumas escolas cobrarem uma taxa de material diretamente dos pais, o que elimina a necessidade de compra em papelarias.
Para contornar esse cenário, a Papelaria Pedagógica criou uma solução prática: “Há mais de 20 anos, implantamos um sistema de vale-papel para facilitar a compra de materiais escolares, onde os pais pagam antecipadamente e a escola retira os itens necessários diretamente conosco. Hoje, isso evoluiu para um vale coletivo que atende a mais de 100 escolas em Sorocaba”, comenta Nivaldo.
Além disso, a adaptação ao formato digital das listas escolares tornou-se essencial para acompanhar a evolução do mercado. Nivaldo comenta que muitas escolas preferem listas digitais, o que permite que a papelaria esteja sempre preparada para atender as demandas com rapidez e precisão, especialmente durante a intensa temporada de volta às aulas.
Diferencie-se com atendimento de qualidade
Para uma papelaria, especialmente durante a temporada de volta às aulas, oferecer um atendimento de qualidade é uma estratégia que faz toda a diferença. Um bom atendimento não só atrai clientes como também fideliza escolas parceiras e ajuda a posicionar a loja como a primeira opção na mente dos pais e educadores.
Com algumas práticas simples, é possível transformar o atendimento em um verdadeiro diferencial. Paulo Freire explica que alinhar-se com as escolas para prever as listas de materiais é o primeiro passo para um atendimento rápido e eficiente. “A primeira coisa é alinhar com a escola, saber qual material será necessário”, diz ele. Isso permite à papelaria planejar seu estoque e garantir a satisfação dos clientes.
A velocidade e a eficiência no atendimento também são fatores decisivos, e a tecnologia pode ser uma grande aliada. A Papelaria Kosas encontrou no WhatsApp uma ferramenta prática para agilizar o atendimento e reduzir o tempo de espera dos clientes.
Com mensagens automáticas para perguntas frequentes, como horários de funcionamento e disponibilidade de produtos, a papelaria consegue responder rapidamente, facilitando o contato e melhorando a experiência do cliente.
Para manter essa eficiência, Ângela Pereira, proprietária da Papelaria Kosas, optou por dedicar uma funcionária exclusivamente para cuidar dos atendimentos no WhatsApp. Durante os períodos de maior movimento, ela considera expandir a equipe para garantir que todos os pedidos sejam atendidos prontamente.
Ela ainda destaca que uma equipe bem treinada, com profundo conhecimento do portfólio da loja, é fundamental para proporcionar uma experiência positiva aos clientes no atendimento digital: “A gente teve que pegar uma colaboradora que já estava com a gente há 16 anos, porque ela conhece todos os produtos”, comenta.
Por outro lado, a rotatividade de funcionários é um desafio, pois colaboradores novos precisam de tempo para aprender o portfólio e se adaptar à rotina da papelaria. Por isso, reter os talentos é tão importante quanto a capacitação deles.
Soluções para os desafios do Kit Escolar
Em muitas cidades, o Programa Material Escolar, que poderia simplificar a compra de materiais para pais e responsáveis, ainda não está em funcionamento. Assim, os kits escolares são montados pelas escolas e geralmente entregues no final de janeiro, quando as aulas já começaram.
No entanto, muitos pais ainda buscam papelarias para adquirir itens adicionais ou específicos não contemplados nos kits. Essa busca extra demanda um estoque bem ajustado, mas a incerteza sobre o conteúdo e o momento exato da distribuição dos kits pode complicar a reposição desses produtos, impactando tanto as vendas como a experiência dos clientes.
Para enfrentar esses desafios, um diálogo mais próximo entre escolas, papelarias e prefeituras pode ser muito útil. Paulo Freire, da Rede Atacadão MEC, sugere que a definição das listas de materiais escolares poderia ser antecipada para dezembro, em colaboração com comerciantes e autoridades locais.
Com essa organização, as papelarias teriam mais tempo para se preparar e ajustar o estoque de acordo com as listas, ajudando a reduzir incertezas e facilitando a vida dos pais que precisam completar as listas.
Implementação do Programa Material Escolar
Uma solução que já mostrou resultados em algumas cidades é a implementação do “cartão do estudante”, proposto pelo Programa Material Escolar. Com o cartão, os alunos podem comprar seus materiais diretamente em papelarias credenciadas, substituindo o modelo de kits prontos distribuídos pelas prefeituras.
Essa medida beneficia tanto as papelarias, que conseguem manter as vendas, quanto a economia local, criando mais empregos e aumentando a arrecadação de impostos.
Paulo Freire comenta que, em São Paulo, onde essa medida foi adotada, as papelarias viram um aumento de vendas entre 40% e 100% ao ano.
Para papelarias que desejam levar essa iniciativa para suas cidades, Paulo recomenda uma abordagem prática e proativa. “Você pode levar um projeto de lei, já formatado pela ADISPA [Associação dos Distribuidores de Papelaria], que explica todos os passos para que o vereador ou prefeito não tenha trabalho de implementar isso”, explica ele.
Dessa forma, as autoridades locais têm um guia estruturado para viabilizar o programa, facilitando a implementação e reforçando o compromisso das papelarias com soluções que beneficiam a comunidade.
Colaboração como estratégia de crescimento
Em um mercado dinâmico e competitivo, a colaboração entre papelarias pode ser uma estratégia poderosa, que não apenas fortalece cada empresa, mas também beneficia toda a comunidade escolar. Nivaldo Madureira, da Papelaria Pedagógica, compartilha: “Sobre as listas escolares e a questão da concorrência, a minha abordagem com as escolas é clara: não quero ser o único fornecedor na lista. Quando há mais de uma opção, os pais se sentem mais confortáveis, e a concorrência se torna mais saudável.”
Juliana Madureira, também proprietária da papelaria, complementa que a parceria com concorrentes, por mais inusitada que pareça, pode ser uma grande vantagem. “Às vezes, é muito mais estratégico formar uma parceria com seu concorrente para entrar em uma escola do que tentar sozinho. O importante é estar um passo à frente, garantindo que, quando a lista escolar sair, você já tenha os produtos em estoque,” comenta.
Essa estratégia permite que as papelarias mantenham o estoque preparado e atendam com qualidade, focando no serviço ao cliente em vez de depender da exclusividade.
Eventos como a Escolar Office Brasil desempenham um papel fundamental nesse processo de colaboração e crescimento. Ao reunir papelarias, fornecedores e empresários do setor, a Escolar Office oferece um espaço único para troca de experiências, construção de parcerias e atualização sobre as principais tendências do mercado.
Durante o evento, os participantes têm a oportunidade de aprender com cases de sucesso, como neste painel, que trouxe lições valiosas sobre como construir relacionamentos sólidos com as escolas, atender às necessidades específicas de pais e instituições, e manter-se sempre atualizado e inovador.
Além disso, o painel evidenciou a importância de se oferecer um atendimento de qualidade e explorar parcerias estratégicas, inclusive com concorrentes, para fortalecer o setor e proporcionar uma experiência completa à comunidade escolar.
Continue acompanhando as novidades da Escolar Office 2024 e descubra mais conteúdos que fazem a diferença no mercado de papelarias!
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